Популярно
Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля


Оформление трудовых отношений с госслужащим имеет свои особенности. Для того чтобы учет кадров не доставлял хлопот и количество трудовых споров и проверок контролирующими органами носило минимальный характер, важно на начальном этапе подготовить грамотную кадровую документацию, установить правильное ведение документооборота и оформить трудовые отношения исключительно по правилам действующего законодательства.

Цель осуществления

Ведение кадрового делопроизводства осуществляется с целью:

  • документального оформления трудовых отношений;
  • регламентирования взаимоотношений работника и работодателя;
  • урегулирования возможных трудовых споров.

Идея формирования кадровой документации так же включает в себя придание максимальной прозрачности и открытости трудовому процессу, что благоприятно сказывается на трудовых отношениях между сторонами.

Законодательная база

В системе госслужбы отношения между госслужащим и представителем нанимающей стороны имеют законодательное и нормативное регулирование. Кадровое делопроизводство основывается на конституционных нормах, федеральных законах, законах субъектов РФ и подзаконных актах, регулирующих трудовые отношения и устанавливающих порядок работы с документацией.

Перечень основных законов для госслужащих:

  1. Конституция РФ от 12.12.1993 г.;
  2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. (в ред. 05.02.2018 г.);
  3. Федеральный закон от 27.05.2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
  4. Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
  5. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Что нужно знать

Кадровая работа с госслужащими строго регламентирована Федеральным законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 г.

По причине того, что государственная служба представляет собой мощную структурированную систему, с четкой иерархией власти и подчинения, получить ситуацию, когда формировать кадровую документацию требуется с нуля, сложно представить.

Документы

Зачастую, принятые к учету на госслужбе бланки и формы документов предоставляются нуждающемуся подразделению от вышестоящих управляющих органов.

Перечень кадровой документации, обязательный к наличию:

  • внутренние локальные нормативные акты;
  • штатное расписание;
  • служебный контракт (трудовой договор);
  • приказы по личному составу: о приеме, переводе, увольнении;
  • приказы о предоставлении ежегодного отпуска и дополнительных отпусков;
  • график отпусков;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • личная карточка работника;
  • договор о материальной ответственности;
  • журналы регистрации приказов;
  • графики сменности;
  • табель учета рабочего времени.

Этапы организации с нуля

При формировании кадровой деятельности:

  1. в первую очередь потребуется изучить законодательную базу, регулирующую и регламентирующую гражданскую службу;
  2. далее следует этап разработки и утверждения локально — номативных актов;
  3. следом потребуется формирование документации, обязательной для кадрового делопроизводства, в соответствии с законодательными нормами, установленными для госслужбы;
  4. завершающим этапом перед началом трудовой деятельности, связанной работой по движению персонала, будет являться подготовка документации к использованию, а именно каждый локально — нормативный акт и журнал учета, требуется пронумеровать, прошить, заверить подписью и скрепить печатью.

Как ведется учет

Как правило, ведение кадрового учета осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения. Полным циклом управления кадровыми ресурсами государственных служб обладает ПП «Парус — Госслужба».

Дополнительные моменты

Для оптимизации труда кадровых служб, с целью их информационного обеспечения, с марта 2020 госслужащим предоставляется служебное пользование федеральной государственной информационной системой «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ».

Штатное расписание и отпуска

Штатное расписание, включая штатную расстановку являются организационно — распорядительными документами, в которых отражена структура, штатный состав и численность, перечень профессий и должностей, с указанием тарифов (окладов), а так же возможных надбавок.

Госкомстатом России разработана и утверждена унифицированная форма документа, которая применима для всех организаций. В то же время использование данной формы носит исключительно рекомендательный характер. Для некоторых бюджетных организаций порядок согласования и утверждения штатного расписания регулируется ведомственными нормативно – правовыми актами.

Статья 46 Федерального закона № 79-ФЗ определяет порядок предоставления отпусков на гражданской службе. Установлено, что отпуск для государственных служащих состоит из ежегодного оплачиваемого отпуска, в количестве 30 календарных дней и дополнительных оплачиваемых отпусков, в том числе за выслугу лет.

Предоставление отпуска осуществляется ежегодно, в порядке, установленном графиком отпусков. Утверждение графика отпусков происходит  представителем нанимателя в срок не позднее двух недель до начала нового года. При подготовке графика может быть использована унифицированная форма №Т-7, а может быть лично разработанная.  

Оформление сотрудников

Поступление на государственную службу для всех граждан происходит на конкурсной основе. Подробно этапы конкурса отражает «Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ», утвержденное указом Президента РФ от 01.02.2005 № 112, а так же статья 22 ФЗ № 79-ФЗ.

С гражданами, успешно прошедшими конкурс на замещение должности, на основании акта государственного органа о назначении на должность, оформляется и подписывается служебный контракт. Данный документ представляет собой соглашение между представителем нанимающей стороны и лицом, поступающим на гражданскую службу.

Содержание и форма служебного контракта определены статьей 24 ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».

Для заключения служебного контракта гражданин предоставляет:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • документы по воинскому учету;
  • документы об образовании;
  • трудовую книжку, за исключением поступления на службу (работу) впервые;
  • заполненную анкету, установленного образца;
  • заявление, выражающее просьбу о поступлении на государственную службу.

Рекомендации по порядку

До подписания служебного контракта сотрудник отдела кадров несет обязанность ознакомления гражданина, поступающего на госслужбу, со всеми нормативными актами государственного органа, и иными документами, которые имеют отношение к исполнению обязанностей государственного служащего.

После назначения на должность, специалист отдела кадров выдает служащему удостоверение установленного образца.

Инструкции по оформлению для ООО

Схема действий для Обществ с ограниченной ответственностью достаточно схожа с порядком формирования кадрового делопроизводства на государственной службе. Главным критерием является точное соответствие нормам трудового законодательства и соблюдение прав и свобод граждан.

При формировании кадрового документооборота в ООО потребуется:

  1. ознакомление с учредительной документацией организации. Все сведения в кадровых документах должны строго соответствовать основной документации предприятия;
  2. изучение законодательной базы в области трудовых отношений, специальной литературы по управлению персоналом и кадровому делопроизводству;
  3. определение перечня документов, которые будут применяться в кадровой работе;
  4. разработка локально — нормативных актов и штатного расписания;
  5. разработка формы трудового договора, приказов, журналов регистрации, графиков работы, графиков отпусков и прочей документации;
  6. оформление руководителя организации, если предприятие создается с нуля;
  7. определение в приказном порядке ответственного лица за учет и ведение трудовых книжек, создание книги для их учета;
  8. непосредственно само трудоустройство, включающее оформление документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка, договор о материальной ответственности, должностная инструкция, ознакомление со всеми внутренними документами предприятия, которые регламентируют трудовую деятельность.

Кто ответственен за ведение учета

Как правило, гарантом качественной и своевременно выполненной работой будет служить ведение кадрового делопроизводства лицом, имеющим не только отличные навыки кадрового делопроизводства, но и знание норм трудового законодательства.

Предприятия, имеющие малую численность персонала, зачастую обходятся без отдела кадров, обязанности по кадровой работе возлагаются на сотрудника бухгалтерии либо секретаря руководителя. Когда же кадровая деятельность занимает довольно большой объем рабочего времени, на предприятии вводится должность специалиста по кадровой работе либо даже отдел по работе с персоналом.

Видео: Семинар

Нумерация приказов

Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка нумерации кадровой документации. Исходя из этого, лица ответственные за кадровый учет, вправе самостоятельно определять по каким критериям и как нумеровать приказы.

Ведение нумерации позволит:

  • систематизировать систему хранения;
  • оптимизировать процесс поиска документа;
  • оперативно и качественно подготовить документы к архивации.
Приказы по кадровой деятельности имеют необходимость раздельного хранения. К примеру, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, требуют хранения  на протяжении 75 лет, с 2003 года – в течение 50 лет, а приказы на отпуска и командировки всего лишь 5 лет.

Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года. 

Рекомендации по оформлению

В практике кадрового делопроизводства существуют общепринятый порядок оформления нумерации, который используют большинство специалистов. Так приказы по личному составу принято нумеровать, используя буквенный код, обозначающий принадлежность приказа к определенной категории и порядковый числовой номер.

Между ними может находиться дефис, пробел либо другой символ. Например, можно для приказов о приеме можно использовать № 1п либо № 1-п.

Главным критерием должно являться различие нумерации приказов по основной деятельности и по личному составу. Желаемый порядок нумерации приказов требуется утвердить приказом руководителя и отразить о нем сведения в локальном нормативном акте учреждения.

Регламентация

Специалисты в области права рекомендуют использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, не смотря на то, что документ утратил свою юридическую силу, в нем отражаются базовые требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению.

Помимо правил составления документов, в инструкции содержатся сведения о порядке хранения.

Ответственность за отсутствие

Руководствуясь статьей 22 Трудового кодекса, работодатели обязаны соблюдать законодательство о труде и иные нормативно — правовые акты, содержащие нормы трудового права. Случаи отсутствия обязательной кадровой документации, предписанной трудовым законодательством, либо несоблюдения требований по ее ведению, относятся к нарушению норм права и караются привлечением к административной ответственности (часть первая статья 5.27 КоАП РФ).

Наказание за нарушение законодательства о труде:

  • должностные лица — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • индивидуальные предприниматели — штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • организации — штраф от 30000 до 50000 рублей.

Несмотря на то, что задачи кадровых служб универсальны, специфика государственной службы отражается на кадровом документообороте. Для выполнения качественной работы по формированию документации, специалистам по персоналу потребуется тщательное изучение соблюдение действующего законодательства.  


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2020 iskhouse.ru